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Scopri passo passo tutti i consigli per organizzare un viaggio di gruppo.
Bene, sei quello che organizza sempre le cene a casa sua con gli amici per vedere la partita della Juve, organizzi le uscite del sabato sera in discoteca,
organizzi la scampagnata del primo maggio affittando un nove posti, sei quello che per prenotare l’ombrellone organizza il gruppo Whatsapp, e via dicendo…
Questa volta però hai deciso di superarti. Vuoi dare il meglio di te: hai deciso di organizzare un viaggio di gruppo. Dieci, quindici persone, non fa differenza. Hai deciso che porti tutti all’estero o in crociera.
Ferma il mondo. Hai capito o no in che cosa ti stai cacciando? Hai capito o no cosa comporta? Non basta solo chiedere il preventivo, raccogliere i soldi e prenotare. No, molto di più.
Richiesta preventivo di gruppo
Per prima cosa dovrai richiedere un preventivo di gruppo. Perché non basta chiedere per due e poi moltiplicare? Semplice: richiedi il preventivo di gruppo in quanto, la compagni aerea o navale, per permettervi di stare insieme e magari anche vicini, non avrà sufficienti posti alla stessa tariffa o sarà costretta a “negare” il posto a qualcun’altro (prendila per buona, non farmi scendere nei tecnicismi che poi non ne usciamo più). Quindi, per non perderci soldi, i posti che tu stai richiedendo te li metterà ad un prezzo più elevato. Si, i voli per le comitive non hanno lo sconto comitiva ma l’esatto contrario.
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Richieste speciali
Ricordati sempre che non tutti siamo uguali e nella tua comitiva potrebbe esserci qualcuno con particolari esigenze: celiaco, bambini vari, disabile o chi desidera dormire al piano terra.
Carta e penna e raccogli tutte queste esigenze. Facile no? Bene. Fallo.
Le opzioni dei posti
Seconda cosa, quello che dovrai fare sarà opzionare i posti. Dato che i prezzi dei voli cambiano come il vento, non é detto che dal momento in cui raccoglierai i soldi, al momento che prenoterai, i prezzi saranno gli stessi.
Quindi fai emettere “opzione non impegnativa”. Il prezzo e i posti saranno bloccati per qualche giorno (due o tre).
Questo ti darà qualche giorno per definire i dettagli, raccogliere i soldi e perfezionare il tutto.
Attenzione! Se la comitiva per cui organizzi é ristretta, allora farai presto a raccogliere quote ed adesioni. Se invece dovrai cercare partecipanti per raggiungere numeri elevati (venti, trenta persone), le cose cambiano. Non é sicuro che le opzioni che hai chiesto saranno attive per tanto tempo, per cui, dal momento che bloccherai i posti, al momento che pagherai le quote, il tempo stringerà inesorabilmente e magari non riesci ad arrivare al numero che avevi in mente. C’è di peggio: nel frattempo, non solo non riuscirai a prenotare, ma le opzioni saranno scadute e i prezzi aumentati. E dovrai ricominciare da capo. Tranquillo, non é il tuo lavoro, é normale però se hai tanto tempo da dedicare, non sarà di certo una cosa impossibile!
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Eventuali disdette prima della partenza
E se qualcuno non potrà più venire per svariati motivi? Hai pensato all’assicurazione contro l’annullamento? Altro dettaglio da non sottovalutare assolutamente! Potresti mettere nei guai qualcuno e fargli perdere le quote versate come anticipo e dovrai rimetterle di tasca tua. Pensa bene anche a questo dettaglio. Le assicurazioni.
La prenotazione
Un volta raccolti partecipanti e quote si procede con la prenotazione. La pratica verrà aperta a tuo nome e tu farai il versamento a nome di tutti.
Accompagnatore: si o no?
Sei sicuro poi che una volta arrivati a destinazione saprai gestire tutte le esigenze del gruppo? Chi la vuole cotta e chi la vuole cruda, chi al forno o alla piastra… Insomma… tutti i giorni ce ne sarà una. Dato che ti sei preso la responsabilità di prenotare per tutti, sei pronto anche a smazzarti le lamentele di tutti? Forse é il caso che per quelle trenta persone un accompagnatore ci sia.
Anche se adesso hai capito come organizzare un viaggio di gruppo, a maggior ragione forse saresti più titubante, vero? Fossi in te, se avessi qualche minimo dubbio lascerei la bega a qualcun’ altro…
Magari questa volta sentire un’agenzia é la cosa che dovresti fare.
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